Pelestarian Dokumen

Dokumen, baik secara fisik maupun informasi yang terkandung di dalamnya, perlu dilestarikan bersama sebagai suatu rekaman budaya atau sejarah kehidupan bangsa yang menjadi kebanggaan dan acuan dalam pengembangan budaya bangsa di masa mendatang. Pemeliharaan dokumen tidak ditujukan pada dokumen yang sudah tua dan rusak saja, tetapi juga pada bahan pustaka yang baru.

A. Definisi Pelestarian Dokumen
            Konservasi (conservation) dan preservasi (preservation)  memiliki nilai yang sama untuk istilah  pemeliharaan dokumen.
            Dalam Kamus Inggris-Indonesia yang disusun oleh John M. Enchols dan Hassan Shadily, konservasi berarti perlindungan, pengawetan, sedangkan preservasi berarti pemeliharaan, penjagaan, dan pengawetan. Sedangkan menurut J.M. Dureau dan D.W.G. Clements dalam The Principles of the Preservation and Conservation of Library Materials, preservasi mencakup unsur-unsur pengelolaan keuangan, cara penyimpanan, tenaga, teknik, dan metode untuk melestarikan informasi dan bentuk fisik dokumen, sedangkan konservasi adalah teknik yang dipakai untuk melindungi bahan pustaka dan arsip dari kerusakan dan kehancuran.
Menurut Wendy Smith dari National Library of Australia :
·    Preservation: semua kegiatan yang bertujuan memperpanjang umur bahan pustaka dan informasi yang ada di dalamnya.
·    Conservation: kegiatan yang meliputi perawatan, pengawetan dan perbaikan bahan pustaka oleh konservator yang profesional.
·    Resoration: kegiatan konservasi yang memperbaiki bahan pustaka yang rusak agar kondisinya seperti asli.
Sedangkan menurut The American Heritage Dictionary :
·    Conservation: kegiatan menjaga supaya tidak hilang, rusak atau disia-siakan.
·    Preservation: kegiatan melindungi kerusakan, resiko dan bahaya lainya, menjaga agar tetap utuh dan menyiapkan sesuatu untuk melindungi dari kehancuran.
            Pengertian konservasi dalam perpustakaan adalah perencanaan program secara sistematis yang dapat dikembangkan untuk menangani koleksi perpustakaan agar tetap dalam keadaan baik dan siap pakai.
            Prinsip-prinsip konservasi sesuai dengan Code of Ethics and Guideline for conservation Practice (1986):
- Preservation of deterioration: tindakan untuk melindungi benda budaya termasuk bahan pustaka dengan mengendalikan kondisi lingkungan, melindungi dari faktor perusak lainnya, termasuk salah penanganan.
- Preservation: penanganan yang berhubungan langsung dengan benda. Kerusakan oleh udara lembab, faktor kimiawi, serangga, mikroorganisme harus dihentikan termasuk untuk mencegah kerusakan lebih lanjut.
- Consolidation: memperkuat benda yang sudah rapuh dengan jalan memberi perekat atau bahan penguat.
- Restoration: memperbaiki koleksi yang telah rusak dengan jalan menambal, menyambung, memperbaiki jilidan yang rusak dan mengganti bagian yang hilang bentuknya mendekati keadaan semula.
- Reproduction: membuat ganda dari benda asli, termasuk membuat mikrofilm, mikrofis, foto repro, fotokopi.

B. Tujuan Pelestarian Dokumen
Tujuan pelestarian :
1. Menyelamatkan nilai informasi dokumen.
2. Menyelamatkan fisik dokumen.
3. Mengatasi kendala keterbatasan ruangan.
4. Mempercepat perolehan informasi, dokumen yang didigitalisasi sangat mudah untuk diakses.
Fungsi pelestarian (Martoatmodjo, 1993) :
1. Fungsi melindungi: bahan pustaka dilindungi dari serangan serangga, manusia, jamur, panas matahari, air.
2. Fungsi pengawetan: dokumen menjaid awet dan lebih lama dipakai.
3. Fungsi Kesehatan: dokumen menjadi bersih sehinga pustakawan dan pemakai menjadi / tetap sehat.
4. Fungsi pendidikan: perpustakaan dan pustakawan belajar bagaimana cara memakai dan merawat bahan pustaka dan ruang perpustakaan.
5. Funsi kesabaran: perawatan bahan pustaka perlu kesabaran.
6. Fungsi sosial: perawatan bahan pustaka perlu dikerjakan bersama-sama.
7. Fungsi ekonomi: bahan pustaka menjadi awet dan keuangan dapat dihemat.
8. Fungsi keindahan: penataan dokumen menjadi rapi dan keindahan perpustakaan akan lebih kelihatan.
Unsur-unsur penting dalam pelestarian bahan pustaka: manajemen, tenaga, laboratorium/ruangan, dana.

C. Faktor-faktor Penyebab Kerusakan Dokumen
Secara umum, kerusakan bahan pustaka dikarenakan faktor biologi (binatang pengerat, serangga, jamur), faktor fisika dan kimia, dan faktor alam (sinar matahari, banjir, gempa bumi, api dan manusia.
Tiga kelompok faktor penyebab kerusakan bahan pustaka :
1. Karakteristik bahan: bahan mempunyai sifat kimia dan fisika yang tidak stabil.
2. Faktor Lingkungan: bahan pustaka mempunyai daya tahan berbeda terhadap pengaruh lingkungan.
3. Faktor manusia: merupakan faktor dari luar dalam penanganan dan penggunaan.

D. Mencegah Kerusakan Dokumen
Pencegahan:
1. Karena faktor lingkungan
·    Menjaga suhu udara 20-24⁰ C.
·    Perlu perlindungan terhadap sinar matahari langsung, atau dijauhkan dari jendela.
·    Memasang AC untuk mengurangi / menghindari pencemaran udara.
·    Memeriksa bahan pustaka secara periodik untuk mencegah kerusakan dari tumbuhan dan serangga.
·    Rak sebaiknya terbuat dari bahan anti karat dan anti serangga.
·    Bahan pustaka yang kena air perlu segera dikeringkan (hindari penjemuran dengan sinar matahari).
2. Karena faktor manusia: perlu penyadaran dan penyuluhan tentang penanganan dan penggunaan bahan pustaka, baik pustakawan dan pengguna.

E. Fumigasi, Deasidifikasi, dan Laminasi
1.    Agar  bahan pustaka bebas dari penyakit, kuman, serangga, jamur dan lainnya, maka bahan pustaka perlu diasap dengan bahan kimia (fumigasi).
2.    Perlu dilakukan penghilangan keasaman yang disebabkan oleh tinta (deasidifikasi).
3.    Perlu pelapisan (laminasi).

F. Perbaikan Dokumen dan Restorasi
            Kerusakan kecil ataupun besar perlu perbaikan dengan menambal, mengganti sampul, menjilid kembali dan pengencangan penjilidan.

G. Penjilidan
            Agar bahan pustaka tidak lepas dari strukturnya, maka perlu dijilid, yang memerlukan kehati-hatian dan ketelitian.
H. Pelestarian Nilai Informasi
            Untuk pelestarian nilai informasi bahan pustaka perlu dilakukan dengan alih bentuk dokumen (ke bentuk mikro atau microfilm). Selain itu dengan teknologi video, sehingga lebih mudah untuk penyimpanan, pengolahan dan penemuan kembali misalnya tersimpan dalam CD-ROM yang mempunyai kelebihan :
1. merupakan penyimpanan informasi berkapasitas tinggi.
2. memudahkan dan mempercepat penelusuran.
3. tahan terhadap gangguan elektromagnetik.
4. memudahkan pembuatan katalog.
5. mempercepat penerbitan.

I. Rencana Pembentukan Bagian Pelestarian Untuk PusDokInfo
            Bagian pelestarian bahan pustaka tidak kalah pentingnya dengan bagian-bagian lain di perpustakaan. Dengan bagian ini, sewaktu-waktu terjadi kerusakan akan cepat diperbaiki sehingga dokumen cepat siap di rak.

J. Peran Konservator dalam Pelestarian Dokumen
            Konservator memiliki tanggungjawab dalam memperbaiki fisik dokumen, membantu mengembangkan kebijaksanaan pelsetarian, dan pengawetan dokumen, serta menentukan standar dan spesifikasi setiap perbaikan dari segi profesi dan etika. Tugas konservator yaitu :
1. memperbaiki dokumen.
2. mengadakan tes bahan kimia.
3. mengadakan konsultasi kepada yang lebih berpengalaman.
4. mengadakan konsultasi dan penelitian dengan ahli subyek.
5. merencanakan dan mengorganisir perbaikan.
6. mengawasi peralatan dan perlengkapan perbaikan dokumen.
7. memberi saran perbakan dan perawatan.
8. bekerjasama dengan konservator lain.

K. Perencanaan Kesiapan Menghadapi Bencana
Perencanaan diperlukan untuk :
1. memperkecil resiko kerusakan.
2. mengurangi rasa panik staf.
3. menyediakan strok bahan dan peralatan yang akan digunakan dalam keadaan darurat.
4. menyusun daftar nama orang dan lembaga yang harus dihubungi jika dalam keadaan darurat.
Perencanaan kesiapan menghadapi bencana harus dituangkan dalam dokumen, yang berisi :
1. pedoman ringkas tentang prosedur pencegahan, respon, reaksi dan pemulihan.
2. daftar personil yang bisa dihubungi.
3. daftar konsultan dan pemberi jasa.
4. daftar peralatan dan penyuplai.
5. prosedur perolehan bantuan tenaga, dana, tempat dan peralatan.
6. denah perpustakaan.
7. asuransi dan penjamin.